Business Process Automation: FAQ für Entscheider

Business Process Automation (BPA) bedeutet: Wiederkehrende Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren, um Zeit, Kosten und Fehler zu reduzieren. BPA optimiert Abläufe durch Technologie wie Robotic Process Automation (RPA) oder KI. Unternehmen profitieren von Effizienz, besserer Compliance und höherer Flexibilität.

Vorteile auf einen Blick:

Zeitersparnis: Kürzere Durchlaufzeiten, z. B. 30.000–50.000 Stunden/Jahr bei Frito Lay.
Kostenreduktion: Emerson sparte 425 Mio. € in 4 Jahren durch Beschaffungsautomatisierung.
Fehlervermeidung: Automatisierung minimiert menschliche Fehler.
Bessere Kundenbetreuung: Schnelle, personalisierte Antworten.

Herausforderungen:

Mitarbeiterakzeptanz: Frühzeitige Kommunikation und Schulung sind essenziell.
Technische Integration: Alte Systeme und Fachkräftemangel erschweren die Umsetzung.
ROI: 78 % der Entscheider priorisieren den finanziellen Nutzen.

Tipps für die Umsetzung:

Prozesse analysieren: Geeignet sind wiederholbare, standardisierte Aufgaben.
Pilotprojekt starten: Kleine Prozesse testen, z. B. Rechnungsverarbeitung.
Mitarbeiter einbinden: Schulungen und Change-Management stärken Akzeptanz.

Vergleich	BPM	BPA
Fokus	Prozessmanagement (alle Prozesse)	Technologiebasierte Automatisierung
Ziel	Optimierung	Effizienzsteigerung
Methodik	PDCA-Zyklus	RPA, KI, APIs

Fazit: BPA steigert Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit, erfordert jedoch Planung und Mitarbeitereinbindung. Starten Sie mit einem Pilotprojekt, um erste Vorteile zu realisieren.

Hauptvorteile der BPA

Schnellere Abläufe und höhere Effizienz

BPA beschleunigt alltägliche Prozesse erheblich, indem wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Dadurch sparen Unternehmen wertvolle Zeit, die sie für strategisch wichtigere Tätigkeiten nutzen können. Ein Beispiel: Frito Lay konnte durch die Automatisierung seiner Einkaufsprozesse jährlich zwischen 30.000 und 50.000 Arbeitsstunden einsparen.

Weniger Kosten und Fehler

Die Automatisierung reduziert nicht nur Kosten, sondern minimiert auch menschliche Fehler. Hier sind einige Beispiele:

Unternehmen	Maßnahme	Ergebnis
R.J. Reynolds	Automatisierte Rechnungsverarbeitung	53 % niedrigere Verarbeitungskosten, 25 % weniger Verwaltungspersonal
Cisco Systems	Webbasierte Kundenmanagement-Lösung	75.000 weniger Kundenanrufe pro Monat, Einsparung von über 230 Mio. € jährlich
Emerson	Digitalisierung der Beschaffung	Einsparungen von ca. 425 Mio. € in vier Jahren

Ein erstaunlicher Fakt: Britische Unternehmen verlieren jährlich rund 300 Mio. € durch die Suche nach verlegten oder schwer zugänglichen Papierdokumenten. Solche Optimierungen helfen, Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

Verbesserte Servicequalität und Arbeitsbedingungen

BPA steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Qualität des Kundenservices und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

„Sie müssen Ihr Team nicht zusätzlich unterstützen, da Automatisierungslösungen dazu beitragen, dass bewährte Verfahren befolgt und die Governance durchgesetzt wird. Durch Datenerfassung, Berichterstellung und Analysefunktionen können Sie Daten-Dashboards anzeigen, die einen Überblick und Transparenz darüber bieten, woran alle gerade arbeiten, und so fundiertere Entscheidungen ermöglichen.“

Zu den Vorteilen zählen:

Echtzeitdatenzugriff: Schnelle und präzise Kundenantworten
Personalisierte Interaktionen: Besseres Kundenerlebnis
Weniger Fehler: Geringerer Nachbearbeitungsaufwand
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Mehr Fokus auf anspruchsvolle Aufgaben

Ein Beispiel: Die Zusammenarbeit von EY mit Zurich Insurance führte zu Kosteneinsparungen von über 850 Mio. € und einer deutlichen Verbesserung der Servicequalität.

Hindernisse bei der Umsetzung von BPA

Herausforderungen bei der Akzeptanz der Mitarbeiter

Mitarbeiter zeigen oft Widerstand gegen BPA-Lösungen, vor allem wegen Unsicherheiten und mangelnder Einbindung. Unternehmen sollten frühzeitig und offen über geplante Änderungen informieren, den Nutzen der Automatisierung hervorheben und gezielte Schulungen anbieten, um diese Bedenken auszuräumen.

Budgetplanung und Return on Investment (ROI)

Für 78 % der Führungskräfte ist der ROI ein zentrales Kriterium bei der Umsetzung von BPA-Projekten. Neben den finanziellen Aspekten stellt auch die technische Integration eine bedeutende Hürde dar.

Technische Integration

Die erfolgreiche technische Integration erfordert eine detaillierte Planung und eine reibungslose Anbindung an bestehende Systeme. Laut Gartner dauert die Auswahl passender Software im Durchschnitt etwa 5 Monate.

Unternehmen sollten bestehende Workflows analysieren, die Kompatibilität der Systeme – insbesondere bei älteren Technologien – überprüfen und Sicherheits- sowie Leistungsanforderungen durch die zuständigen Abteilungen freigeben lassen. Der Mangel an IT-Fachkräften wird bis 2026 voraussichtlich 90 % der Unternehmen betreffen, was zu Verzögerungen führen kann. Diese Verzögerungen könnten Kosten in Höhe von geschätzten 5,5 Mrd. € durch entgangene Umsätze und Qualitätsprobleme verursachen.

"Unternehmen sollten nicht der Automatisierung wegen automatisieren, sondern für konkrete Geschäftsergebnisse." - Rob Koplowitz

Planung Ihres BPA-Projekts

Nachdem die Vorteile und Herausforderungen von BPA beleuchtet wurden, geht es nun um die konkrete Planung Ihres Projekts.

Auswahl der Prozesse für die Automatisierung

Die Auswahl geeigneter Prozesse ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Besonders geeignet sind wiederkehrende Aufgaben, die standardisiert werden können und auf gut zugängliche Daten zurückgreifen.

Eine effektive Auswahl gelingt durch eine abteilungsübergreifende Analyse, basierend auf zwei Hauptaspekten:

Geschäftliche Relevanz:

Einsparung von Zeit und Kosten
Bedeutung für die Unternehmensstrategie
Möglichkeiten zur Qualitätssteigerung

Technische Umsetzbarkeit:

Verfügbarkeit der benötigten Daten
Kompatibilität mit bestehenden Systemen
Aufwand für die Implementierung

Nach der Analyse wird das passende Automatisierungstool ausgewählt.

Auswahl des richtigen BPA-Tools

Das passende Tool hängt stark von den spezifischen Anforderungen der Prozesse ab. Hier sind einige Automatisierungstypen und ihre Einsatzbereiche:

Automatisierungstyp	Einsatzgebiete	Beispiele für Anwendungen
KI-basierte Automation	Aufgaben mit flexiblen Regeln	Dokumentenanalyse, Entscheidungen
RPA	Klar definierte, einfache Aufgaben	Dateneingabe, systemübergreifende Prozesse
ERP-Integration	Standardprozesse im Unternehmen	Buchhaltung, Beschaffung

Nach der Tool-Auswahl ist es wichtig, die Mitarbeiter auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.

Mitarbeiterschulung und Übergang

Die Einführung von BPA gelingt nur mit einer guten Vorbereitung der Mitarbeiter. Dabei spielen folgende Punkte eine Rolle:

Technische Vorbereitung:

Klärung technischer Freigaben
Sicherstellung der Systemkompatibilität
Bereitstellung von Testzugängen für Schulungen

Change Management:

Offene und rechtzeitige Kommunikation
Gezielte Schulungsprogramme
Aufbau von Support-Teams und Anlaufstellen

BPA-Beispiele nach Abteilung

Beispiele aus der Finanzabteilung

In der Finanzabteilung sorgt Automatisierung für effizientere Abläufe. Ein gutes Beispiel liefert die Stadtwerke Essen AG:

Digitaler Rechnungsworkflow: Das System prüft Rechnungen automatisch auf formale Korrektheit und beschleunigt die Erfassung in SAP. So konnten 1,6 % der beeinflussbaren Kosten eingespart werden.
Integrierte Planungs- und Reporting-Lösung: Eine 2016 eingeführte automatisierte Planungslösung eliminierte Medienbrüche, integrierte Teilberechnungen der Geschäftsbereiche und optimierte das Darlehensmanagement. Ergebnis: Einsparungen von etwa 2 % der beeinflussbaren Kosten.

HR-Prozessbeispiele

Im Personalwesen bietet Automatisierung viele Chancen, um Prozesse effizienter zu gestalten:

Prozessbereich	Automatisierungslösung	Vorteile
Bewerbermanagement	Automatische Interview-Einladungen und Absagen	Spart Zeit und sorgt für klare Kommunikation
Onboarding	Automatische Erstellung von Mitarbeiterprofilen und IT-Zugängen	Schnellere Integration neuer Mitarbeiter
Urlaubsmanagement	Automatisierte Erfassung und Genehmigung von Urlaubsanträgen	Weniger Verwaltungsaufwand

Beispiel: Beförderungsdaten, die in ein Typeform-Formular eingegeben werden, werden automatisch in Airtable gespeichert. Gleichzeitig wird in ClickUp eine Benachrichtigungsaufgabe für die HR-Abteilung erstellt.

Neben HR-Prozessen bringt BPA auch im Kundenservice spürbare Verbesserungen.

Kundenservice-Beispiele

Im Kundenservice sorgt BPA für kürzere Reaktionszeiten und eine höhere Servicequalität durch integrierte Systeme.

Automatisierte Onboarding-Kommunikation: Nach Vertragsunterzeichnung prüft das System automatisch den Status in der Airtable-Datenbank. Ist der Status positiv, werden Mitarbeiterdaten in BambooHR angelegt, IT-Service-Tickets in Freshdesk erstellt und Calendly-Links verschickt.

Dieser Ansatz schafft einen konsistenten und skalierbaren Onboarding-Prozess, der menschliche Fehler reduziert und die Effizienz steigert.

BPA-Umsetzungsschritte

Die strukturierte Einführung der Business Process Automation (BPA) ist entscheidend für den Erfolg. Sie baut auf den zuvor erläuterten Vorteilen auf und liefert messbare Ergebnisse.

Leitfaden für Pilotprojekte

Beginnen Sie mit einem überschaubaren Pilotprojekt, das einen klar definierten Prozess umfasst. So können erste Erkenntnisse gewonnen und Risiken minimiert werden:

Phase	Aktivität	Erfolgsfaktoren
Vorbereitung	Prozessanalyse und -optimierung	Dokumentation des Ist-Zustands, Identifikation von Schwachstellen
Durchführung	Testautomatisierung	Begrenzte Nutzergruppe, klar definierte Testszenarien
Auswertung	Evaluation der Ergebnisse	Messung definierter Kennzahlen, Einholung von Nutzerfeedback

Durch Automatisierung können effiziente Prozesse weiter optimiert werden. Ineffiziente Abläufe hingegen werden nur verstärkt. Nach dem Abschluss des Pilotprojekts ist eine enge Abstimmung im Team entscheidend.

Tipps zur Teamkoordination

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sollte einem strukturierten PDCA-Zyklus folgen:

Vorbereitungsphase: Holen Sie technische Freigaben ein und schulen Sie die Mitarbeiter frühzeitig.
Implementierungsphase: Führen Sie regelmäßige Abstimmungen zwischen IT, Fachabteilungen und Projektmanagement durch. Dokumentieren Sie alle Änderungen transparent.
Nachbereitungsphase: Etablieren Sie ein kontinuierliches Feedback-System für alle beteiligten Teams.

Eine gut koordinierte Teamarbeit ist grundlegend, um den Erfolg der Automatisierung sicherzustellen. Nutzen Sie spezifische Leistungskennzahlen, um die Ergebnisse zu bewerten.

Erfolgsbewertung

Die erfolgreiche Automatisierung von Prozessen basiert auf klar definierten und messbaren Kennzahlen:

Metrik-Typ	Kennzahlen	Bedeutung
Effizienz	Durchlaufzeit, Kosten pro Transaktion	Optimierung der Ressourcennutzung
Effektivität	Fehlerquote, Kundenzufriedenheit	Erreichen der gesetzten Ziele
Kontrolle	Compliance-Rate, Risikovorfälle	Sicherstellung der Prozesssicherheit

„Kennzahlen allein verbessern keine Prozesse – aber die richtigen Messungen können Ihnen dabei helfen, bestehende Prozesse zu diagnostizieren und Sie auf den Weg zur Prozessverbesserung zu bringen.“ - ProcessMaker

Die Praxis zeigt, dass Workflow-Automatisierung die direkten Kosten um über 30 % senken und die Bearbeitungszeiten für Anfragen und Genehmigungen halbieren kann.

Fazit: Nächste Schritte

Überblick der wichtigsten Vorteile

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPA) bringt messbare Vorteile mit sich. Laut Accenture können KI-gestützte Automatisierungen die Gewinne erheblich steigern. Unternehmen haben durch BPA ihre operative Marge deutlich verbessert, was sowohl Effizienz als auch Kundenzufriedenheit positiv beeinflusst. Diese Ergebnisse zeigen, dass die Umsetzung von BPA eine lohnende Investition sein kann.

Handlungsschritte für Führungskräfte

Hier sind drei zentrale Schritte, um BPA erfolgreich einzuführen:

Prozesse analysieren: Finden Sie Prozesse, die sich durch ihre Standardisierung und Wiederholbarkeit auszeichnen. Besonders geeignet sind Abläufe, die derzeit noch über Tabellenkalkulationen oder E-Mails abgewickelt werden.
Pilotprojekt starten: Wählen Sie einen klar abgegrenzten Prozess für die erste Automatisierung. Optimieren Sie ihn vorab, da Automatisierung nur dann wirkungsvoll ist, wenn der Prozess selbst bereits effizient gestaltet wurde.
Change Management einführen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig und beziehen Sie alle relevanten Personen ein. Transparente Kommunikation und gezielte Schulungen stärken die Akzeptanz und erleichtern datenbasierte Entscheidungen.

Diese Schritte bauen auf den zuvor genannten Grundlagen und Herausforderungen der BPA auf. Eine gut durchdachte Implementierung kann Unternehmen langfristig Wettbewerbsvorteile sichern. Gehen Sie schrittweise vor, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.